INTRODUCCIÓN
El concepto de diseño organizacional, tradicional en el ámbito de
las organizaciones, significa un hito importante en lo que al sector educación
se refiere pues, a través de este, se dispone expresamente en un modelo, que
las estructuras organizacionales de las entidades públicas deben ser resultado
de un proceso reflexivo, en el que se analice una serie de criterios y reglas
para el diseño organizacional, de modo tal que las estructuras orgánicas que
adopten las universidades sirvan mejor a los objetivos institucionales y por
tanto, repercutan en la satisfacción de las necesidades y expectativas de las
usuarios.
Cuando se piensa en la organización universitaria, se acostumbra
tener la fotografía de un conjunto generalmente frondoso de “cuadritos” que
conforman muchos de los organigramas de las universidades públicas. Estos
cuadritos, a través de las cuales se definen las responsabilidades y líneas
jerárquicas al interior de la universidad, suelen reproducirse de forma
precipitada, sin relación entre sí y sin estar alineadas a los fines de la
universidad que integran, dando como resultado estructuras organizacionales
ineficaces e ineficientes.
A fin de evitar ello y lograr una relación óptima entre el número y
tipo de “cuadritos” que integran las estructuras organizacionales
universitarias, resulta fundamental que estas se adopten como resultado de un
diseño organizacional, es decir, del análisis reflexivo de una serie de
criterios y principios en materia organizacional, que le permitan identificar
aquella estructura organizacional que más se ajuste a sus necesidades y
contribuya a la creación de valor público.
Por su parte, el artículo 3 define que:
La universidad es una
comunidad académica orientada a la investigación y a la docencia, que brinda
una formación humanista, científica con una clara conciencia de nuestro país
como realidad multicultural. Adopta el concepto de educación como derecho
fundamental y servicio público esencial. Está integrada por docentes,
estudiantes y graduados (Ley Universitaria, 2014).
Las universidades son públicas o privadas. Las primeras son personas
jurídicas de derecho público y las segundas son personas jurídicas de derecho
privado.
Por su parte, el artículo 31 dispone que:
Las universidades
organizan y establecen su régimen académico por facultades y estas pueden
comprender a: Los departamentos académicos, las escuelas profesionales, las
unidades de investigación y las unidades de posgrado. En cada universidad
pública es obligatoria la existencia de, al menos, un Instituto de
Investigación, que incluye una o más Unidades de Investigación. La universidad
puede organizar una Escuela de Posgrado que incluye una o más Unidades de
Posgrado (Ley Universitaria, 2014).
Dicha Ley en su artículo 55 dispone que “El gobierno de la
universidad es ejercido por las siguientes instancias: La asamblea
universitaria, el consejo universitario, el rector, los consejos de facultad y
los decanos” (Ley Universitaria, 2014).
DESARROLLO
Principios generales en materia organizacional en las universidades
públicas
Los principios generales que se debe tener en cuenta en materia
organizacional a ser considerados en el esquema organizacional de las
universidades públicas son los siguientes:
a.
Principio de servicio a la comunidad
universitaria
A diferencia de las organizaciones privadas con fines de lucro,
cuyos objetivos se orientan principalmente a satisfacer sus intereses
personales, en el ámbito de las universidades públicas, el diseño
organizacional bebe tener como condición que las universidades se constituyan
para responder mejor a las necesidades y expectativas de la comunidad
universitaria, asegurándoles una prestación ágil, oportuna, efectiva y de
calidad.
b.
Principio de eficacia
La estructura organizacional que adopte una universidad pública debe
ser capaz de responder al cumplimiento de sus objetivos, estrategias y metas.
c.
Principio de eficiencia
La estructura organizacional que adopten las universidades públicas
debe hacer un uso razonable de los recursos públicos, buscando una relación
optima en el número de unidades de organización y el logro de los objetivos y
cumplimiento de sus funciones.
d.
Principio de especialidad
Las universidades públicas deben integrar sus competencias y
funciones, según su afinidad y complejidad. La especialidad se da en razón de
la función a cumplir. Así, funciones similares no deben ser ejercidas por más
de una unidad de organización al interior de la universidad. Este principio es
recogido también en la Ley Universitaria que dispone la organización de las universidades
públicas.
e.
Principio de jerarquía
Las unidades de organización que conforman las estructuras
organizacionales de las universidades públicas están sujetas a un régimen
jerarquizado y desconcentrado.
De este modo, cuando así se justifica, los órganos desconcentraran
sus funciones en unidades orgánicas, cada una de las cuales está sujeta a las
disipaciones, instrucciones y orientaciones que imparte el órgano del cual
forma parte, bajo una relación de dependencia jerárquica.
f.
Principio de legalidad
Las competencias y funciones generales de las universidades públicas
están plenamente justificadas y amparadas en la Ley Universitaria y reflejarse
en sus normas de organización y funciones. Así, en el marco de tales
competencias y funciones generales; y, de las diversas normas que regulan la
actuación de las universidades públicas, el Reglamento de Organización y
Funciones desarrolla funciones específicas que las asigna a los órganos y
unidades orgánicas que integran la estructura orgánica.
Criterios de análisis para el diseño organizacional en las
universidades públicas
El diseño organizacional en las universidades públicas toma en
cuenta los siguientes criterios de análisis, los cuales se interrelacionan
entre sí:
a.
Estrategias y prioridades institucionales
Este criterio presume analizar ¿Qué quiere lograr la universidad?
¿Cuál es su misión o finalidad conforme a su norma de creación y la Ley
Universitaria?, entre otras interrogantes similares que la orienten en
definición de la estructura organizacional que contribuya a asegurar el
cumplimiento de sus estrategias, metas y resultados esperados, en concordancia
con el principio de eficacia.
b.
Servicio que presta
Este criterio presume analizar ¿Qué servicio presta la universidad?
¿Qué características debe tener los servicios? ¿Cuál es su demanda y su
cobertura?, entre otras interrogantes similares, que orienten a la universidad
en la definición de una estructura organizacional que contribuya a la
prestación del servicio, así como a regulaciones de calidad, en concordancia
con el principio de servicio a la comunidad universitaria.
c.
Cantidad de recurso humano con vinculado
laboral y volumen de trabajo
La cantidad de recurso humano con vínculo laboral supone tomar en
cuenta el dimensionamiento de la universidad en términos de servidores con
vínculo laboral que presta servicios en la misma (¿Cuánto recurso humano tengo?
¿Qué debe hacer?). Así, a mayor número de servidores con lo que cuenta una
universidad se puede presuponer una organización de mayor tamaño. Sin embargo,
es necesario que este criterio se aplique haciendo un uso racional de los
recursos públicos, en concordancia con el principio de eficiencia.
d.
Recursos y capacidad operativa
Este criterio pone de relevancia la disponibilidad de recursos
presupuestarios con los que cuenta la universidad a fin de evaluar si es
sostenible realizar la estructura organizacional por la que se opte (clima
laboral, remuneración, equipamiento e inmobiliario, tecnologías de la
información, etc.).
e.
Tiempo de operación
Se refiere a la duración de los procesos y está directamente
relacionado a la complejidad de los mismos, lo cual puede justificar la
necesidad de contar o no con una unidad de organización.
Se recurre al uso de este criterio cuando se evidencia que la
calidad y oportunidad en la entrega de servicios se ven afectados por extensos
tiempos de operación que repercuten en los plazos de entrega.
f.
Nivel de especialización de las funciones
sustantivas
Este criterio presume analizar si en el ejercicio de las funciones
de la universidad surge la necesidad de organizarse en función a la
especialización de ciertas materias que requieran de una atención permanente.
g.
Factores externos
Las universidades se encuentran en continua interacción con el
entorno, considerando a este como todos los eventos externos que influyen en el
diseño organizacional y funcionamiento de la universidad, como, por ejemplo, la
tecnología, la zona geográfica, los proveedores, la coyuntura económica o
política, entre otros. Dependiendo de qué tan cambiante sea el entorno, la
universidad establece el diseño organizacional que mejor responde a este
escenario.
h.
Nivel de riesgos
En caso que el entorno sea complicado o adverso y, por lo tanto,
pueda representar una dificultad para el logro de los objetivos de la universidad,
se determina el nivel de riesgos y las acciones necesarias para su mitigación,
por ejemplo, a través de la creación de un nivel de supervisor, de
corresponder.
Constituyen algunos ejemplos de evidencias pata el uso de este
criterio, la incidencia de casos de corrupción al interior de la universidad,
denuncias, informes del Órgano de Control Institucional, entre otros.
i.
Normas sustantivas aplicables
Este criterio busca que, en el proceso de definición de la
estructura organizacional, la universidad solo cree unidades de organización
que estén orientadas al cumplimiento de sus competencias y funciones
reconocidas en el ordenamiento jurídico, en concordancia con el principio de
legalidad.
Criterios para la creación de órganos y unidades orgánicas en las
universidades publicas
Los Lineamientos para la Formulación del Reglamento de Organización
y Funciones-ROF de las universidades públicas establece un conjunto de
criterios para sustentar la creación de órganos o unidades orgánicas en la estructura
orgánica, los cuales se aplican en forma alternativa (al menos uno) o
concurrente (más de uno), según corresponda. A continuación, se desarrollan
estos criterios:
a.
La carga administrativa o volumen de
operaciones requeridas de forma permanente
Se refiere a la cantidad de servicios que genera la unidad de
organización en el marco de sus funciones. Así, a mayor carga, se podría
suponer la necesidad de crear una determinada unidad de organización.
b.
Enfoque estratégico
Este criterio está en función de la estrategia de la universidad, en
la cual se puede sustentar la creación de determinadas unidades de
organización, principalmente de línea, para contribuir con el cumplimiento de
los objetivos estratégicos institucionales.
c.
Tipo y tamaño de la universidad
Está orientado a universidades que requieren prestar servicios en
más de un territorio para atender necesidades y expectativas no cubiertas, lo
que podría sustentar la creación de determinadas unidades de organización
desconcentradas o de otro tipo.
d.
Grado de tecnificación de los procesos
Se refiere al nivel de automatización, es decir al uso de
tecnologías de la información, que da soporte a los procesos vinculados con la
prestación de los servicios. Así, cuanto mayor sea la tecnificación se podría
afirmar que, en principio, se requeriría menos recursos humanos y por ende,
menos unidades de organización responsables. No requerir recurso humano
especializado y aumentar las actividades de un proceso, las cuales bien podrían
significar la creación de nuevas unidades de organización.
e.
Necesidad de independizar servicios y
tareas
Responde a la necesidad de separar ciertas funciones para evitar
conflictos de interés o por requerir un alto nivel de especialización, entre
otras causas que podrían justificar la creación de determinadas unidades de
organización y, por tanto, impactar en el dimensionamiento del tamaño de la
entidad.
f.
Contar con más de 15 servidores civiles
con contrato vigente o posición presupuestada
Este criterio busca evitar la creación de unidades de organización
sin la cantidad de recurso humano que justifique el crecimiento de la
estructura organizacional de la universidad. Para sustentar la aplicación de
este criterio es necesario adjuntar el cuadro de necesidades del personal, el
cual requiere ir acompañado con los documentos que sustenten que tal recurso
humano se encuentra con contrato vigente o posición presupuestada.
Este criterio es de aplicación obligatoria a partir del cuarto nivel
organizacional y no se considera a los locadores de servicios.
g.
Competencia del recurso humano
La aplicación de este criterio está relacionado al grado de
especialización de funciones y de los procesos de la universidad, de acuerdo al
perfil del servidor.
h.
Necesidad de ejercer supervisión y
control
La aplicación de este criterio depende en mayor o menor medida,
según sea el caso, de los demás criterios vinculados a la creación de unidades
orgánicas u órganos, siendo que factores como, por ejemplo, el tamo de la
universidad, el número de recursos humanos que laboran en la universidad y el
grado de tecnificación de los procesos, entre otros, inciden en la necesidad de
establecer puntos y supervisión al interior de la universidad.
Reglas
generales para establecer la estructura organizacional de la universidad
pública
Los Lineamientos para la Formulación del Reglamento de
Organización y Funciones-ROF de las universidades públicas establece una serie
de reglas generales para establecer la estructura organizacional, ya sea esta
una estructura orgánica o una estructura funcional. Tales reglas se pueden
agrupar en:
a)
Reglas relacionadas con la creación de unidades de organización y
el diseño de la estructura
Ø
Racionalidad. Solo pueden crearse unidades de organización que
estén orientadas al cumplimiento de la finalidad y competencias de la
universidad; y respondan al dimensionamiento y a sus objetivos estratégicos
institucionales.
Ø
Simplicidad. Las universidades desarrollan su estructura y
asignación de funciones en forma sencilla y clara, evitando complejizar o generar
trabas en su interior para el cumplimiento de sus fines y una mejor atención a
los estudiantes.
b)
Reglas relacionadas con la asignación de funciones entre las
unidades de organización
Ø
Distribución de competencias y funciones. Todas las
competencias y funciones que la ley universitaria establece deben ser asignadas
a alguna unidad de organización de esta.
Ø
Determinación de funciones. Las funciones específicas
(de línea) asignadas a cada unidad de organización se derivan de las funciones
generales definidas para la universidad.
Ø
Separación de funciones. Las funciones sustantivas
deben estar separadas de aquellas que son de administración interna. La
estructura de los órganos de línea no debe incluir órganos de administración
interna.
Ø
No duplicidad. Las funciones similares no deben ser ejercidas
por más de una unidad de organización al interior de la universidad, salvo
cuando es en ámbitos territoriales diferentes. Además, las universidades
públicas no deben duplicar funciones o proveer servicios brindados por otras
entidades ya existentes, salvo por competencia territorial. Esta regla está
expresamente recogida en diversas leyes, como la Ley Marco de Modernización de
la Gestión Pública.
Ø
Coordinación. Cuando se trate de funciones de coordinación
permanentes entre unidades de organización, debe especificarse dicha función en
cada uno de ellos; y, cuando se trate de funciones de coordinación
interinstitucional permanente, debe especificarse la institución con la que se
realiza.
Ø
Coherencia entre asignación de competencias y rendición de
cuentas. Una universidad debe tener claramente asignadas sus competencias
de modo tal que pueda determinarse la calidad de su desempeño y el grado de
cumplimiento de sus funciones y objetivos sobre la base de criterios de
medición que tiendan a ser claros y objetivos.
Esta regla se encuentra en concordancia con lo señalado en el
artículo 7 de la Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado, la cual
señala que la gestión y el uso de los recursos públicos en la administración
pública, debe estar sometida a la medición del cumplimiento de las funciones
asignadas y la obtención de resultados, los cuales serán evaluados
periódicamente.
Órganos de las
universidades públicas y su estructura básica
Las universidades públicas deben aplicar, como mínimo, los
siguientes tipos de unidades de organización para su estructura organizacional,
siendo:
a)
Órganos de alta dirección
Los órganos de alta dirección, configuran el primer nivel
organizacional; y, son los responsables de dirigir, supervisar y regular sus
actividades académicas e investigativas; y, en general ejercer las funciones de
dirección política y administrativa de la universidad; están integrados por:
01.1 Asamblea Universitaria;
01.2 Consejo Universitario;
01.3 Rectorado;
01.4 Vicerrectorado Académico;
01.5 Vicerrectorado de Investigación.
b)
Órganos especiales
Los órganos especiales están determinados por la Ley
Universitaria; están integrados por:
02.1 Defensoría Universitaria;
02.2 Tribunal de Honor;
02.3 Comisión Permanente de Fiscalización.
c)
Órgano de control institucional
Es el órgano responsable del control de las actividades de
gestión, de acuerdo con lo establecido en la Ley Orgánica del Sistema Nacional
de Control y de la Contraloría General de la República, Ley 27885 y la
normativa de la materia.
03.1 Órgano de Control Institucional[1].
d)
Órganos de administración interna
Son los órganos encargados de asesorar o apoyar a la universidad
en el cumplimiento de sus funciones sustantivas y están constituidos,
respectivamente, por los órganos de asesoramiento y apoyo.
Administración Interna: Órganos de Asesoramiento
Constituyen órganos de asesoramiento los siguientes:
04.1 Oficina de Asesoría Jurídica;
04.2 Oficina de Planeamiento y Presupuesto;
04.2.1 Unidad Formuladora;
04.2.2 Unidad de Planeamiento, Presupuesto y Modernización;
04.3 Oficina de Cooperación y Relaciones Internacionales;
04.4 Oficina de Gestión de la Calidad;
04.5 Oficina de Comunicación e Imagen Institucional;
Administración Interna: Órganos de Apoyo
Constituyen órganos de Apoyo los siguientes:
05.1 Dirección General de Administración;
05.1.1 Unidad de Recursos Humanos;
05.1.2 Unidad de Abastecimiento;
05.1.3 Unidad de Tesorería y Contabilidad;
05.1.4 Unidad Ejecutora de Inversiones;
05.1.5 Unidad de Servicios Generales;
05.2 Oficina de Tecnologías de la Información;
05.3 Secretaría General.
Las Universidades pueden
crear más unidades de administración interna, justificando su necesidad a
través de los criterios para la creación de unidades de organización que se
establecen en Los Lineamientos para la Formulación del Reglamento de
Organización y Funciones-ROF de las universidades públicas.
e)
Órganos de línea
Son los órganos encargados de realizar actividades ejercen
funciones sustantivas de la universidad y son de tipo técnico-normativo y de
prestación de bienes y servicios; están integrados por:
06.1 Consejo de Facultad;
06.2 Decanato;
06.2.1 Departamento Académico;
06.2.2 Escuela Profesional;
06.2.3 Unidad de Investigación;
06.2.4 Unidad de Posgrado.
Órgano Dependiente al
Rectorado
06.3 Escuela de Posgrado.
Órganos Dependientes al
Vicerrectorado Académico
06.4 Dirección de
Responsabilidad Social Universitaria;
06.5 Dirección de Bienestar
Universitario;
Órganos Dependientes al
Vicerrectorado de Investigación.
06.6 Dirección de Producción de
Bienes y Servicios;
06.7 Dirección de Incubadora de
Empresas;
06.8 Dirección de Innovación y
Transferencia Tecnológica;
06.9 Instituto de
Investigación.
f)
Órganos desconcentrados
Son las filiales situadas
fuera de la provincia de la sede de la universidad integradas por las unidades
académicas desconcentradas que brindan el servicio educativo de pregrado y
posgrado. La estructura funcional de la filial se desarrolla en un Manual de
Operaciones.
Organigrama
El organigrama
representa la estructura formal de una organización. Es una gráfica compuesta
por una serie de rectángulos, que representan a los organismos o cargos, las
cuales se unen entre sí por líneas, que representan a las relaciones de
comunicación y autoridad dentro de la organización (Hernández, 2007).
Es una representación gráfica de la estructura orgánica de la
universidad, la cual permite manifestar visualmente las diferentes unidades de
organización (representadas como “rectángulos”) y sus relaciones jerárquicas
(dibujadas como líneas rectas que unen los “rectángulos” de acuerdo a la línea
de autoridad).
Diseño básico
del organigrama
Cuando se diseñe el organigrama de la universidad se debe tener en
cuenta las siguientes consideraciones:
En
la parte superior, se ubican:
Órganos
de la Alta Dirección.
Ø
El órgano de control institucional.
Ø
Órganos Especiales.
En
la parte intermedia, se ubican:
Órganos
y unidades orgánicas de administración interna:
·
En el lado derecho (órganos de asesoramiento).
·
En el lado izquierdo (órganos de apoyo).
En la parte
inferior del organigrama, se ubican:
Ø
Órganos y unidades orgánicas de línea.
Ø Órganos desconcentrados, en
caso tuvieran.
